Оглавление:
- Регистрация документов
- Зачем регистрировать входящие документы
- Производственный календарь
- Инструкция по работе с входящей корреспонденцией в системе DIRECTUM
- Регистрация входящих документов
- Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
- Делопроизводство от А до Я
- 1С: Бухгалтерия 8»: ведение учета входящего и исходящего НДС
- Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести
- Регистрация документов в кадровой службе
Регистрация документов
Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы и т.д.. Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы .
Зачем регистрировать входящие документы
У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию. Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии.
В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.
На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ.
Производственный календарь
Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда. © ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2023 Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55 129164, Москва, а/я 23 e-mail: [email protected] При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.
Инструкция по работе с входящей корреспонденцией в системе DIRECTUM
Если есть вероятность, что данный документ уже регистрировался, то с помощью ссылки Найти дубли можно найти РКК, совпадающие с данной РКК по значению полей: Дата документа, № документа, Корреспондент. Если к регистрируемому документу прилагаются сопроводительные документы или приложения, их можно отразить на закладке «Приложения». Для каждого приложения указывается: номер и дата документа, содержание, кол-во листов и т.п. Занести документ в систему можно с помощью кнопок «Сканировать» (если документ в бумажном виде), «Прикрепить док.» (если документ сохранен в файловой системе компьютера) и «Импорт Outlook» (если документ получен по электронной почте), находящихся в правой части РКК. Для того чтобы просмотреть, добавить или изменить состав связанных с РКК электронных документов, нужно нажать кнопку «Эл.
Регистрация входящих документов
Формируется резолюция, документ отправляется в работу. Исполнителям, указанным в резолюциях доставляются уведомления и поручения. Документ может быть поставлен на контроль. Контроль исполнения поручений по зарегистрированному входящему документу . Автоматически создаются и доставляются поручения Исполнителям. Ведётся работа по их исполнению. Система контролирует сроки. Формируются отчёты и при необходимости создаётся ответ на документ.
Вот так. Договоры и счета-фактуры не регистрируют при получении. Договор проходит регистрацию, только после подписания всеми сторонами, а номера счетам-фактурам присваивают в бухгалтерии. При отправке эти документы должны сопровождаться сопроводительными письмами, которые и регистрируют в общем делопроизводстве (письма (!), а не договоры или счета). Если сопроводительных писем нет, документы можно просто учитывать.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают: Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.
Делопроизводство от А до Я
1С: Бухгалтерия 8»: ведение учета входящего и исходящего НДС
Документом, который служит основанием для формирования входящего ожидаемого НДС, может быть «Поступление товаров и услуг» или «Платежное поручение исходящее». По ожидаемому входящему НДС проводка формируется в дебет счета 6442 «Налоговый кредит неподтвержденный». Так, на рис. 1 мы видим бухгалтерские проводки, которые формирует документ «Поступление товаров и услуг». При регистрации полученной от поставщика налоговой накладной налоговый кредит считается подтвержденным и формируется проводка Дт 6412 — Кт 6442 (рис. 2)
Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения. В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения.
Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести
Конечно же, все это регистрировать не нужно. Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а документы, поступившие «по делу» — сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации. коммерческие предложения и рекламные материалы; поздравительные письма и телеграммы; приглашения для участия в форумах, выставках и программы проведения мероприятий; печатные издания; личная корреспонденция; анонимки и письма от юридических лиц, не имеющие подписи, печати или какого-нибудь другого идентифицирующего отправителя реквизита; административно-хозяйственная, бухгалтерская документация. Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом.
Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается, не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения, если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения.
Регистрация документов в кадровой службе
Для удобства работы, в т.ч. сокращения времени и пути прохождения документов, рекомендуем регистрировать документы децентрализованно, в местах их получения, создания или отправления. При регистрации документов учитывайте, что документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Например, при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, переписка с определенным корреспондентом или по определенному вопросу, акты, протоколы и т.д.
В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Каждая из форм имеет свои преимущества.